Zásady ochrany soukromí aplikace HEM Housekeeping

1. Provozovatel a odpovědnost za údaje

Technickým provozovatelem aplikace HEM Housekeeping je:

Hotel jako správce pracovních údajů

Aplikace je poskytována hotelům jako pracovní nástroj. Hotel, který uživateli vytvořil účet a zadává mu práci, zpravidla určuje účel a rozsah zpracování údajů o zaměstnancích, úkolech, pokojích, pracovních záznamech, fotografiích a videích. Pro tyto údaje je příslušný hotel správcem osobních údajů a JAMAsoft je zpracovává na jeho pokyn jako zpracovatel.

JAMAsoft jako správce

JAMAsoft je samostatným správcem údajů, které nezbytně potřebuje k zabezpečení a provozu služby, správě přístupů, řešení incidentů, komunikaci s podporou a ochraně svých práv. Pokud si nejste jistí, kdo je správcem konkrétního údaje, napište nám; žádost předáme odpovědnému hotelu nebo ji vyřídíme podle své role.

2. Jaké údaje zpracováváme

Podle způsobu používání aplikace mohou být zpracovávány následující kategorie údajů:

• Účet a identifikace: uživatelské jméno, jméno zobrazené v aplikaci, identifikátor uživatele, přiřazení k hotelu a uživatelská role.
• Pracovní a provozní údaje: přidělené pokoje a úkoly, typ práce, stav úklidu, časy zahájení, přerušení a dokončení, spolupráce dalších pracovníků, práce navíc, revize, minibar, prádelna, požadavky recepce a záznamy o kvalitě.
• Uživatelský obsah: pracovní poznámky, fotografie a videa pořízená nebo vybraná uživatelem jako dokumentace provedené práce. Videa pořizovaná aplikací neobsahují zvuk.
• Technické a bezpečnostní údaje: identifikátory relace, čas požadavku, IP adresa, technické záznamy o komunikaci se serverem, kontrolní součty médií, informace potřebné pro opakování přerušené operace a záznamy o chybách nebo bezpečnostních událostech.
• Údaje podpory: kontaktní údaje a obsah komunikace, který nám uživatel nebo hotel poskytne při řešení požadavku.
• Diagnostika společnosti Apple: pokud uživatel ve svém zařízení povolí sdílení diagnostiky s vývojáři, může nám Apple zpřístupnit omezené údaje o pádu nebo výkonu aplikace podle nastavení uživatele a pravidel společnosti Apple.

Heslo používáme pouze k ověření přihlášení. Neukládáme jej v aplikaci v čitelné podobě. Přihlašovací relace je chráněna systémovými prostředky iOS.

Údaje, které aplikace nevyužívá

HEM Housekeeping nepoužívá reklamní identifikátory, nesleduje uživatele napříč aplikacemi a weby a neobsahuje reklamní ani analytické SDK třetích stran. Aplikace nevyžaduje polohu, kontakty ani mikrofon a nepořizuje zvuk. Nepoužíváme osobní údaje pro cílenou reklamu, profilování ani automatizované rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky.

3. Proč údaje zpracováváme

Údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro následující účely:

• ověření uživatele a bezpečný přístup ke správnému hotelu,
• přidělování, provádění a evidence hotelových úkolů,
• synchronizace práce mezi pokojskými, recepcí a dalšími oprávněnými rolemi hotelu,
• dokumentace provedené práce prostřednictvím poznámek, fotografií a videí,
• řešení chyb, požadavků podpory, bezpečnostních incidentů a zneužití služby,
• ochrana integrity, dostupnosti a spolehlivosti systému,
• splnění právních povinností a ochrana právních nároků.

Pracovní údaje zpracovává JAMAsoft na základě pokynů a smlouvy s příslušným hotelem. Provozní a bezpečnostní údaje zpracováváme v rozsahu nezbytném pro plnění smlouvy, splnění právních povinností a pro oprávněný zájem na bezpečném poskytování služby. Pokud je pro konkrétní zpracování vyžadován souhlas, je možné jej odmítnout nebo odvolat bez vlivu na zákonnost zpracování před odvoláním.

4. Oprávnění zařízení

• Fotoaparát: používá se pouze po akci uživatele k pořízení fotografie nebo videa dokumentujícího pracovní úkol.
• Výběr fotografií a videí: systémový výběr společnosti Apple zpřístupní aplikaci jen položky, které uživatel sám vybere.

Oprávnění lze změnit v Nastavení iOS. Odmítnutí fotoaparátu omezí pouze úkoly, u kterých je pořízení média nezbytné.

5. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Údaje neprodáváme. V nezbytném rozsahu k nim mohou mít přístup:

• oprávnění pracovníci a administrátoři hotelu, ke kterému je účet přiřazen,
• pověření pracovníci JAMAsoft při provozu, zabezpečení a podpoře služby,
• poskytovatelé serverové infrastruktury, hostingu, zálohování nebo technické podpory, kteří zpracovávají údaje podle smluvních pokynů a povinností mlčenlivosti,
• společnost Apple při distribuci aplikace a v rozsahu systémových služeb nebo diagnostiky povolené uživatelem,
• orgány veřejné moci, pokud zpřístupnění vyžaduje právní předpis nebo vykonatelné rozhodnutí.

Primární provoz služby je určen pro zákazníky v České republice a Evropském hospodářském prostoru. Pokud některý dodavatel zpracovává údaje mimo Evropský hospodářský prostor, používáme odpovídající právní záruky vyžadované právem Evropské unie, například rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje neuchováváme déle, než je potřeba pro uvedené účely:

• Účty a pracovní záznamy jsou uchovávány po dobu, kterou určí příslušný hotel podle svého pracovního, provozního a právního režimu, a po dobu trvání poskytované služby. Po ukončení služby je odstraníme nebo předáme podle smlouvy s hotelem, s výjimkou údajů, které musíme uchovat kvůli právním povinnostem nebo právním nárokům.
• Fotografie a videa jsou na zařízení uchovány pouze do dokončení bezpečného nahrání a připojení k příslušnému úkolu, případně po dobu nezbytnou k opakování přerušeného přenosu. Na serveru se řídí pokyny a nastavením retence příslušného hotelu.
• Lokální cache, fronta operací a přihlašovací relace se průběžně nahrazují aktuálními daty a mažou při odhlášení, zneplatnění relace nebo podle životního cyklu aplikace, pokud jejich zachování není potřeba k dokončení již zahájené synchronizace.
• Bezpečnostní a provozní záznamy uchováváme pouze po dobu nezbytnou k odhalování incidentů, zajištění provozu, řešení reklamací a ochraně právních nároků; poté je mažeme nebo anonymizujeme.
• Komunikaci s podporou uchováváme po dobu řešení požadavku a následně po dobu potřebnou k doložení jeho vyřízení a ochraně právních nároků.
• Záložní kopie zanikají postupným přepisem podle bezpečnostního cyklu záloh; do obnoveného prostředí se přenášejí příslušné požadavky na výmaz.

Konkrétní dobu uchování pracovních údajů může uživateli sdělit jeho hotel. Kritéria retence pravidelně přezkoumáváme a údaje mažeme nebo anonymizujeme, jakmile pominou účely a zákonné důvody jejich uchování.

7. Jak údaje chráníme

Používáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze služby. Patří mezi ně šifrovaná komunikace HTTPS, oddělení dat jednotlivých hotelů, řízení přístupových oprávnění, ochrana přihlašovacích relací pomocí systémových prostředků iOS, kontrola integrity operací a médií, omezený přístup podpory a provozní audit.

Žádný systém nemůže zaručit absolutní bezpečnost. Při podezření na zneužití účtu, ztrátě zařízení nebo bezpečnostním incidentu neprodleně informujte hotel a podporu JAMAsoft. Heslo nikdy neposílejte e-mailem ani je nesdělujte podpoře.

8. Vaše práva

V rozsahu stanoveném právními předpisy můžete požadovat:

• informaci, zda a jak jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a přístup k nim,
• opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
• výmaz údajů, pokud již neexistuje právní důvod pro jejich zpracování,
• omezení zpracování,
• přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu.

Účet HEM Housekeeping zakládá a spravuje hotel. O zrušení účtu nebo výmaz pracovních údajů proto požádejte primárně správce svého hotelu. Žádost můžete poslat také JAMAsoft; podle své role ji vyřídíme nebo bezpečně předáme příslušnému hotelu. Některé údaje nelze vymazat okamžitě, pokud je jejich uchování nutné pro splnění právní povinnosti, ochranu práv jiných osob nebo právní nároky.

Pokud se domníváte, že jsou vaše údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

9. Děti

HEM Housekeeping je pracovní B2B aplikace určená oprávněným pracovníkům hotelů. Není určena dětem ani k jejich registraci.

10. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat při změně služby, právních požadavků nebo způsobu zpracování údajů. Aktuální znění bude vždy zveřejněno na této stránce s datem účinnosti. Pokud bude změna podstatná, upozorníme uživatele nebo zákaznické hotely vhodným způsobem.

11. Kontakt

Dotazy, žádosti týkající se osobních údajů a hlášení bezpečnostních incidentů zasílejte na:

Do žádosti uveďte hotel, ke kterému je váš účet přiřazen, a popis požadavku. Heslo ani fotografie dokladů neposílejte, dokud si s vámi nedohodneme bezpečný způsob ověření totožnosti.